KPI и компетентность руководителя: зависимость сложности мотивационной системы

О чем речь?

В современных компаниях система мотивации сотрудников играет ключевую роль в достижении бизнес-целей. Одним из основных инструментов этой системы являются KPI (ключевые показатели эффективности). Часто KPI рассматривают как универсальное решение, которое способно решить все проблемы мотивации сотрудников. Однако, количество и сложность KPI в системе мотивации напрямую зависят от вовлеченности и управленческих навыков руководителя. 

KPI как продукт в системе мотивации 

KPI представляют собой набор метрик, которые измеряют достижения сотрудников относительно поставленных целей и, в то же время, эти метрики измеряют состояние бизнес-процесса, результатами которого являются. «Они должны мотивировать сотрудников и направлять их усилия на выполнение задач, важных для компании», - считают руководители. Однако, чрезмерная сложность KPI может привести к обратному эффекту — демотивации и снижению 

производительности.Рассмотрим подробнее, что такое KPI. Ключевые показатели эффективности (KPI) - это количественные значения, которые используются для оценки эффективности выполнения стратегических, тактических и операционных целей организации. Например, KPI могут измерять количество проданных единиц продукции, качество оказанных услуг, уровень профессиональной подготовки сотрудников компании и многие другие аспекты деятельности компании.Часто KPI представляют собой совокупность нескольких метрик, объединенных для оценки общей эффективности. Важно отметить, что KPI должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и обязательно должны иметь определение во времени (SMART).

Роль руководителя в управлении KPI 

Грамотные руководители понимают, что их вовлеченность в процесс формирования KPI имеет решающее значение. Они обладают навыками управления бизнес-процессами и способны создавать простые, но эффективные KPI, которые действительно стимулируют сотрудников. В таких компаниях бизнес-процессы отлажены, и нет необходимости в многоуровневых системах KPI. В таких компания, сотрудник не остается один на один с показателями, показатели лишь измеряют его труд.Руководители, обладающие высокими управленческими компетенциями, обычно фокусируются на ключевых аспектах деятельности компании и стремятся сделать KPI максимально понятными и достижимыми для сотрудников. Они понимают, что чрезмерно сложные и многослойные KPI могут вызвать путаницу и снизить мотивацию персонала. Вместо этого, такие руководители выбирают несколько ключевых показателей, которые напрямую влияют на успех компании, и настраивают их таким образом, чтобы сотрудники могли четко понять, как их усилия влияют на достижение целей.

Происходит такая настройка максимально просто. Я рекомендую позаботиться о системе прозрачной отчетности, которая не взрывает мозг (и это главная сложность), но помогает быстро подготовить актуальные данные (поскольку именно руководитель делает это, но никак не менеджер или любой иной исполнитель бизнес-процесса). После подготовки системы отчетности научитесь подводить итог каждого рабочего дня сотрудника на основании визуализации текущего выполнения KPI c отклонением от его планового значения и от фактического значения прошлого месяца (это поможет вам найти точки для короткого ежедневного диалога с коллегой). И, в завершение, создайте мероприятие, в рамках которого вы будете вести диалог (я называю его планерка, поскольку всю жизнь оперировал этим термином, для кого-то это оперативка, летучка и т.п.).

Зависимость сложности KPI от компетентности руководителя

Менее квалифицированные руководители, напротив, часто стремятся компенсировать недостаток управленческих навыков сложными системами KPI. Они полагаются на то, что подробные и многоуровневые метрики помогут достичь высоких результатов. Однако, на практике это лишь перекладывает ответственность за результаты на сотрудников и указывает на неэффективность управления.Такие руководители часто создают KPI, которые содержат слишком много показателей, или же показатели, которые сложно измерить и интерпретировать. Это приводит к тому, что сотрудники не могут четко понять, какие именно действия от них ожидаются и как они могут повлиять на результат. В итоге, это вызывает фрустрацию и снижает мотивацию.Кроме того, сложные системы KPI могут создавать дополнительные административные нагрузки. Руководители и сотрудники вынуждены тратить значительное время на сбор данных и отчеты, что отвлекает их от выполнения основных задач. Это снижает общую эффективность и производительность компании.

Сравнение компаний с разным уровнем бизнес-процессов

Компании с отлаженными бизнес-процессами и высококвалифицированными руководителями, как правило, используют простые и ясные KPI. Это способствует прозрачности и мотивированности сотрудников. В противоположность этому, компании с неотлаженными процессами и недостатком управленческих навыков у руководителей создают сложные системы KPI, что приводит к путанице и снижению мотивации. Причинность проста - отсутствия системы стандартизации бизнес процессов либо ее формальность, которая порождает неуверенность руководителей в результатах. Руководители с высоким уровнем управленческих способностей понимают, что чрезмерно сложные KPI могут помешать творчеству и инновациям, которые являются основой их успеха.С другой стороны, компании с неотлаженными бизнес-процессами часто пытаются компенсировать свои слабые стороны сложными системами KPI. Они полагаются на большое количество метрик и отчётов, надеясь таким образом контролировать все аспекты деятельности компании. Однако, это приводит к снижению мотивации сотрудников и усложнению управленческих процессов.

Мои партнеры предлагают время от времени внедрить в KPI руководителям ежедневный норматив предоставления интонационных идей по совершенствованию продуктов или услуг. В их сознании такой подход обеспечит заинтересованность руководителей в том, чтобы снабжать компании идеями, способными двигать ее вперед. На практике от такого KPI мы получим непригодный информационный мусор, обернутый в золотнику инновации и руководителей, которые будут заняты весь месяц тем, чтобы придумать очередной бред и доказать, что это не бред. Похоже это на KPI? Безусловно. Жизнеспособен ли он? Как самка поденки. Вместо того, чтобы работать с проблемой отсутствия новаторства в процессах, продуктах, услугах, ряд TOP-менеджеров перекладывают эту головную боль на руководителей нижней ступени, убеждая себя в том, что отсутствие прогресса не их вина, но тех, кто не предоставил решение, хотя получает за это премию.

Практические рекомендации

Чтобы улучшить управление бизнес-процессами и создать эффективные системы KPI, руководителям следует сосредоточиться на развитии своих управленческих навыков. Простые и четкие KPI, отражающие реальные цели компании, помогут сотрудникам лучше понимать свои задачи и достигать высоких результатов без излишнего давления.

Руководителям следует обратить внимание на следующие аспекты при разработке KPI:
1. Фокусировка на ключевых показателях: выберите несколько ключевых показателей, которые напрямую влияют на успех компании. Это могут быть показатели производительности, качества, удовлетворенности клиентов и финансовые показатели
2. Сделать KPI измеримыми и достижимыми: KPI должны быть конкретными, измеримыми и достижимыми. Это поможет сотрудникам четко понимать, какие действия от них ожидаются и как они могут повлиять на результат
3. Регулярное пересмотр KPI: периодически пересматривайте KPI, чтобы убедиться, что они остаются релевантными и актуальными. Вносите коррективы в зависимости от изменений в стратегии и приоритетах компании
4. Вовлеченность сотрудников: привлекайте сотрудников к процессу разработки KPI. Это поможет им лучше понять цели компании и их роль в достижении этих целей. Вовлеченные сотрудники более мотивированы и готовы прикладывать усилия для достижения поставленных задач
5. Обучение и развитие: инвестируйте в обучение и развитие своих руководителей и сотрудников. Развивайте их управленческие навыки, чтобы они могли эффективно управлять бизнес-процессами и использовать KPI для достижения целей компании. Мне нравится мысль П. Друкера о том, что руководитель - это по умолчанию сотрудник, который постоянно критически смотрит на вверенные процессы, подвергая их анализу и стремясь к их совершенствованию

6. Прозрачность и коммуникация: обеспечьте прозрачность и открытую коммуникацию в отношении KPI. Сообщайте сотрудникам о значении каждого показателя, как он измеряется и как они могут повлиять на его достижение. 

Заключение

Сложность системы KPI часто является индикатором уровня компетентности руководителя. Чем более квалифицирован руководитель, тем проще и эффективнее его система KPI. Развивая свои управленческие навыки, руководители могут создавать мотивационные системы, которые способствуют достижению целей компании и повышению продуктивности сотрудников.Такой подход не только улучшит показатели работы, но и создаст благоприятную атмосферу в коллективе, где каждый сотрудник будет чувствовать свою значимость и вклад в общий успех. KPI должны служить инструментом для достижения целей, а не препятствием на пути к ним.В конечном счете, грамотное управление KPI помогает создавать эффективные и мотивирующие рабочие среды, где сотрудники четко понимают свои цели и знают, как их достичь. Это приводит к улучшению общих показателей работы компании, повышению удовлетворенности сотрудников и достижению стратегических целей бизнеса.И не нужно забывать прекрасную формулу, которая предполагает, что достижение результата зависит от двух неизвестных - производительность труда и ее приращения от работы работы в системной среде.