Как почувствовать перегрузку коллектива

Давайте будем честны: когда наш сотрудник говорит о том, что он устал, переработал, у него много задач и он вынужден задерживаться - это нас выводит из себя. Да, всех руководителей в разной степени, однако, раздражение такой информацией не заставляет себя долго ждать. И это нормально, поскольку любой руководитель меньше всего желает столкнуться с решением какой-то проблемы, несмотря на то, что именно это ему больше всего необходимо.

Прекрасная парадигма Э. Деминга о непрерывной работе над совершенствованием бизнес-процессов не была когда-то парадигмой, но стартовала как обыкновенная теория - метод PDCA. Парадигмой этот метод стал под влиянием тиражирования и признания бизнес-сообществом такого подхода в работе с каждым бизнес-процессом компании. И тот сотрудник, который жалуется на переработки, оказывает нам большую услугу, проверяя бизнес-процессы самостоятельно и предоставляя обратную связь.

Все, что остается руководителям - это интерпретировать эту связь надлежащим образом. И не всегда мы способны 

подобрать нужный метод анализа и интерпретации в такие моменты, уж тем более на фоне бурлящих человеческих эмоций.

Как реагировать на жалобы сотрудников? 

1. Сохраняйте спокойствие. Исписаны тома литературы на тему поведенческой реакции управленцев на раздражители. Простая рекомендация - принимайте решения после получения информации, выбивающей вас из колеи, на следующий день. «Утро вечера мудренее!». Нужно взять паузу и дать себе время для анализа ситуации.
2. Перепроверяйте информацию. Каждый работник стремится угодить своему шефу. Если его реакция на очередную задачу бурная, это может быть разочарование в своей неспособности быть полезным. Поэтому важно проверить жалобы на чрезмерную загруженность. Возможно, это сигнал о реальных проблемах в распределении задач или эффективности процессов.
   

Нужно ли читать предварительно тома литературы и готовить аналитику ситуации? В идеале - да. Но лучшее - враг хорошего, а потому предлагаю вам вариант достаточного решения, а именно банальное наблюдение. Ведь наблюдение - это самый популярный способ анализа, и самый простой.

Как говорил Большой Ух: «Важно лишь знать, что хочешь услышать!». 

Методы наблюдения и анализа

Наблюдение - это самый популярный и простой способ анализа. Он не требует больших затрат времени и ресурсов, но дает ценную информацию о текущем состоянии дел в коллективе.

Подготовка

1. Не прекращайте своей работы. Положите рядом с собой чистый лист бумаги и ручку. Разделите лист на колонки, каждая из которых озаглавьте аспектом наблюдения (например, «работа за компьютером», «телефонный разговор», «разговор с коллегами»). Это поможет вам структурировать свои наблюдения и сделать их более наглядными. 
   
2. Занимайтесь своими делами и отмечайте. Разделите строки на временные интервалы, например, по 15 минут или по часу. Отмечайте, чем занимается сотрудник в каждый промежуток времени. Одна галочка - один момент наблюдения. Таким образом, вы сможете увидеть, как распределяется рабочее время вашего сотрудника.
   

Анализ данных

В конце дня посмотрите на общую картину. Какой аспект работы занимает больше всего времени? Какие задачи занимают непропорционально много времени? Это поможет определить, где необходимы изменения или дополнительная помощь. Например, если сотрудник проводит много времени на телефонных разговорах, возможно, ему нужна помощь с автоматизацией или делегированием части задач.

Все очень просто: одна галочка - один момент наблюдения. Помните, что эти данные только для вас, уважаемые руководители, поэтому никаких усложнений не требуется и цель наша проста - в конце рабочего дня посмотреть на общую картину из галочек.

Очень интересно, какой столбец победит. Ведь победивший столбец определит нашу работу на будущий день - послушаем телефонные разговоры или вместе целевым сотрудником поработаем за компьютером.

 Ваши "загруженные" сотрудники будут благодарны вниманию шефа и непременно воспользуются возможностью сказать Вам: «Вот видите! Я же говорил (-а)!». 

Но не все. И в этом суть. Скажу даже больше - второй день наблюдения не займет больше часа, ведь разделив с "загруженным" сотрудником тяготы его рабочих будней вы сделаете однозначный вывод о необходимости делегирования части его функционала.

А какой же противоположный вариант развития событий?Мой самый любимый. «Вы не даете мне работать! Вы тут сидите рядом и я сбиваюсь! Ваше присутствие меня отвлекает!». Это говорят наши любимчики. Те, кто разлагают коллектив, мутят воду, дестабилизируют атмосферу - в общем, вы меня понимаете. Прелесть в том, что вам не нужно разбираться в ситуации глубоко, поскольку первые "загруженные" - это ваши помощники, которые сами с радостью примут участие в выработке решения по делегированию функций или совершенствованию процессов. А вот вести диалоги со вторыми "загруженными" - это как метать красивый, отборный бисер перед свиньями, которые этого все равно не способны оценить и будут по-прежнему получать удовольствие от чупахтанья в разведенной ими же грязи.

Видеть вам или нет в них перспективу - это ваше управленческое решение. Однако, надеюсь, что вывод всем понятен.  

Реакция на наблюдения

1. Внимание и участие. Загруженные сотрудники будут благодарны вниманию руководителя. Это укрепит вашу связь с коллективом и поможет вовремя выявлять и решать проблемы. Обсудите с сотрудниками их задачи, спросите, что именно вызывает у них трудности и как вы можете помочь.
   
2. Реальные действия. Если вы видите, что сотрудник действительно перегружен, обсудите с ним возможности делегирования части его задач или улучшения процессов. Возможно, стоит пересмотреть приоритеты задач или распределить часть работы между другими сотрудниками.
   

Заключение

Метод наблюдения позволяет не только увидеть текущие проблемы, но и понять, какие действия необходимо предпринять для улучшения работы коллектива. Это помогает избежать необоснованных решений, основанных на единичных проявлениях активности сотрудников. Регулярное наблюдение и анализ способствуют принятию обоснованных управленческих решений и снижению уровня стресса в коллективе.

Многие сотрудники становятся мегапроизводительными в момент официального мониторинга их функционала и показывают результаты, которые не способны выдавать ежедневно. Это искажает реальность: уборщики быстро и качественно убирают невероятные пространства, рекрутеры прозванивают запредельное количество кандидатов, а коммерсанты продают как в последний день. Все это не может повторяться регулярно, но результаты анализа заставляют нас доверять методам, что приводит к решениям, оторванным от реальности.

Мы начинаем верить в эффективность системы обучения или наставничества, в сверхспособности сотрудников именно нашей компании (хотя фактически сами спровоцировали показательные выступления и сами же признали их правдоподобными).

Да и запрос на наблюдение отличается от запроса, скажем, на ту же фотографию рабочего дня.

Цель ФРД ни в коем случае не оценить одну лишь производительность, но понять последовательность выполнения производственных функций. И выполнять ФРД следует подготовленному сотруднику по четкой методике.

Цель наблюдения в том контексте, который я вам предлагаю - это самоуспокоение; возможность объяснить себе происходящее; не просто сделать безэмоциональную паузу, но подтвердить или опровергнуть свои выводы.

Из своего опыта могу сказать, что наблюдая за коллективом в целом можно сделать не менее полезные выводы, чем те, что мы делаем, наблюдая за целевым сотрудником. Тишина в офисе коммерсантов - жди беды. Разброд и шатание в отделе бухгалтерии - ошибки в учете. Не так много факторов нужно анализировать и отмечать; не нужно усложнять факторы и саму процедуру оценки. Важно организовать себя и делать это регулярно.

Наблюдение позволяет понять истинное положение дел без эффекта «показательных выступлений». Сотрудники ведут себя естественно, и вы видите реальную картину их рабочей загруженности. Это помогает принимать правильные решения и избегать ненужных конфликтов и разочарований.В завершение, помните: ручка, лист бумаги, цели внимания и регулярные наблюдения помогут вам сделать удивительные выводы по результатам вашего анализа, которые позволят принять нужные управленческие решения, избавиться от ощущения хаоса и постоянных раздражений.