Кейс: Как минимизировать юридические риски при оформлении договоров в смене руководства

Введение 

В условиях корпоративного управления подписанный договор является ключевым документом, подтверждающим права и обязательства сторон. Однако в случае смены генерального директора иногда возникают ситуации, когда необходимо решить вопрос с неподписанным договором, который остался от предыдущего руководителя. Рассмотрим, как грамотно организовать процесс, минимизируя риски компании и соблюдая прозрачность всех этапов согласования. 

Ситуация

В компанию обращается клиент с долгом по неполностью оформленному договору. Новый генеральный директор выявляет, что договор оказался неподписанным, что ставит под сомнение возможность подачи претензии в суд. Теперь компания стоит перед выбором: попросить предыдущего генерального директора подписать договор, рискуя потенциальными последствиями, или провести повторное согласование.

Прозрачная процедура подписания договора: пошаговая инструкция

Чтобы избежать подобных ситуаций, компания разработала прозрачную систему, в которой все этапы подписания четко регламентированы: 

1. Сбор документов. Ответственный менеджер по продажам собирает необходимую документацию по клиенту и регистрирует её. Фиксируется дата и подпись.
   
2. Проверка клиентского досье. Менеджер передает документы руководителю отдела продаж. Руководитель проверяет клиента, определяет условия сотрудничества и ставит отметку в листе согласования договора.
   
3. Проверка службы безопасности. Следующий этап включает анализ контрагента на благонадежность службой безопасности. Проверяются судебные и кредитные риски, а затем проставляется подпись о проверке.
   
4. Юридический анализ. Документы отправляются в юридический отдел, который детально проверяет их на соответствие и фиксирует результаты.Принятие решения о подписании.
   
5. Только после завершения всех этапов документ поступает к генеральному директору, который решает, подписывать договор или нет.
   
6. Бухгалтерская регистрация. Подписанный договор передается в бухгалтерию для внесения клиента в учетную систему. 
   

Преимущества системы согласования

В ситуации неподписанного договора новый генеральный директор может запросить лист согласования и проверить ответственность каждого этапа. Это позволит оперативно оценить, почему возникли задержки, и проверить легитимность клиента.

Контроль и ответственность на каждом этапе

Важно отметить, что сотрудники, участвующие в согласовании договора, не принимают решение о его заключении, но фиксируют свои комментарии (например, "документы в порядке", "не установлено связь с клиентом" и т.д.). Это гарантирует объективность на каждом этапе и сохраняет возможность пересмотра.

Вывод

Организация четкой системы подписания договоров снижает риски, связанные с отсутствием подписей, и помогает новым руководителям проводить взвешенные решения даже в случае сложных ситуаций с задолженностью.